یکی از روش‌های موثر برای اداره استارتاپ‌ها، ایجاد یک تیم مجازی است. تشکیل تیم‌های مجازی منجر به بهبود بهره‌وری، افزایش خروجی کسب و کار و استارتاپ، افزایش درآمد و… می‌شوند. تیم‌های مجازی انواع مختلفی دارند که شامل: تخصصی، توسعه نرم‌افزار، بازاریابی، مشاوره، آموزشی و… می‌باشند. برای ایجاد انواع این تیم‌های مجازی می‌توان از 7 اصل پیروی کرد که برای آشنایی با آن‌ها و نحوه مدیریت گروه‌های مجازی در ادامه با ما همراه باشید.
منظور از تیم مجازی چیست؟
گروهی از افراد که در موقعیت‌های جغرافیایی مختلف زندگی می‌کنند و با استفاده از فناوری‌های ارتباطی آنلاین اعم از: ایمیل، تلفن، ویدئو کنفرانس و… با هم ارتباط برقرار کرده و به صورت هماهنگ و مشترک کار می‌کنند، تیم‌های مجازی گفته می‌شود. البته ممکن است که اعضای تیم در یک شهر زندگی کنند؛ اما، به صورت دورکاری مشغول به کار باشند. در تیم‌ها و گروه‌های مجازی، افراد با همکاری و هماهنگی از راه دور، وظایف مربوط به خود را به درستی و با آزادی عمل بیشتری انجام می‌دهند. با کمک این تیم‌ها، بهره‌وری استارتاپ‌ها افزایش پیدا کرده و هزینه‌ها نیز کاهش پیدا می‌کنند. این تیم‌ها معمولاً برای انجام پروژه‌هایی که به تخصص‌های مختلف نیاز دارند، ایجاد شده و اعضای آن می‌توانند بدون محدودیت زمانی و مکانی با هم در ارتباط باشند. در این گروه‌ها، اعضای تیم با یکدیگر ارتباط حضوری برقرار نمی‌کنند و موفقیت آن‌ها به میزان اعتماد به هم و انجام وظایف بستگی دارد. عوامل بسیاری وجود دارند که بر موفقیت و شکست گروه‌های مجازی اثر می‌گذارند که از جمله مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:
- نحوه بهره‌برداری از فناوری
- اندازه و تعداد اعضای تیم‌های مجازی
- قرارها و ملاقات‌های حضوری و غیرحضوری
انواع تیم‌های مجازی کدامند؟
امروزه تکنولوژی و ارتباطات مدرن این امکان را فراهم کرده‌اند که تیم‌های مجازی مختلفی تشکیل شوند. از جمله رایج‌ترین گروه‌های مجازی عبارتند از:
گروه‌های مجازی تخصصی
تیم‌های مجازی تخصصی از افرادی تشکیل شده‌اند که در زمینه‌هایی مثل: برنامه نویسی، بازاریابی، طراحی گرافیک و… تجربه و تخصص دارند. اعضای این تیم با توجه به تخصص خود، وظایف خاصی را بر عهده می‌گیرند و معمولاً به صورت موقتی و با قرارداد مشخصی فعالیت می‌کنند.
تیم‌های مجازی توسعه نرم‌افزار
یکی از متداول‌ترین اشکال تیم‌های مجازی، تیم توسعه نرم‌افزار است که و اعضای آن در حیطه‌های برنامه نویسی، مهندسی کیفیت نرم‌افزار و… تخصص دارند. هدف اصلی از ایجاد این تیم‌ها، توسعه و پشتیبانی نرم‌افزارها است که اعضای آن با استفاده از ابزارهای مجازی و روش‌های همکاری آنلاین، برای رسیدن به این هدف تلاش می‌کنند. این تیم‌ها معمولاً از روش‌های توسعه نرم‌افزار مثل اجایل(Agile) و دواپس (DevOps) استفاده می‌کنند.
تیم‌های مجازی مشاوره
این گروه شامل افرادی است که در حوزه‌های مختلف مشاوره اعم از: مشاوره روانشناسی، مشاوره شغلی، مشاوره مالی، مشاوره تحصیلی و… فعالیت می‌کنند. در این گروه اعضای تیم از ابزارهای تلفنی، ویدئو کنفرانس، پیام رسان‌ها و… برای برقراری ارتباط با مشتریان استفاده کرده و راهکارهای مناسبی را برای حل مشکلات مشتریان ارائه می‌کنند.
تیم‌های مجازی بازاریابی
یکی دیگر از شایع‌ترین اشکال گروه‌های مجازی، تیم‌های بازاریابی هستند که شامل متخصصان بازاریابی، تحلیلگران داده، کپی رایترها و… هستند. هدف اصلی از ایجاد این تیم‌ها انجام فعالیت‌های بازاریابی آنلاین است. در این گروه‌ها از روش‌ها و ابزارهای بازاریابی دیجیتالی مختلفی مثل: تحلیل داده‌های کاربران، تحلیل رقبا و تبلیغات در شبکه‌های اجتماعی استفاده می‌شوند.
تیم‌های مجازی آموزشی
هدف از تشکیل این گروه‌ها، ارائه آموزش‌های آنلاین در حیطه‌های مختلف است. این گروه‌ها از ابزارهای آموزشی آنلاین و پلتفرم‌های ویدیویی بهره گرفته و به صورت آنلاین آموزش‌های متنوعی را در قالب‌های ویدیوهای آموزشی، کتاب‌های الکترونیکی و… به مخاطبان خود ارائه می‌کنند.
7 اصل اساسی برای ایجاد تیم‌های مجازی
اعضای تیم‌های مجازی معمولا کمتر از ۱۰ نفر هستند تا بتوانند با یکدیگر به طور موثر ارتباط برقرار کنند. این تیم‌ها دارای ساختاری ساده و شفاف هستند تا امکان هماهنگی و همکاری بین اعضا برقرار شود. برای ایجاد یک تیم مجازی خوب مدیریت باید به چند مورد اساسی توجه کند که از جمله مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:
1. تشکیل جلسه حضوری پیش از شروع کار
مدیریت پیش از شروع کار باید تمامی اعضای استخدام شده را به یک جلسه حضوری دعوت کند. البته به خاطر این که اعضای تیم در شهرهای مختلفی زندگی می‌کنند، ممکن است که نتوانند به صورت حضوری در جلسات حضور داشته باشند. در این صورت می توان جلسه را به صورت آنلاین برگزار کرد. در این جلسه اعضای تیم باید با یکدیگر آشنا شده از موقعیت شغلی خود اطلاع پیدا کنند. همچنین، در طی این جلسه تمامی اعضای تیم باید از هدف کلی استارتاپ مطلع شوند. مدیران استارتاپ‌ها اگر برایشان مقدور باشد، بهتر است که به طور مرتب هر ۶ ماه الی یک سال، جلسات را برگزار کنند.
2. تعیین وظایف و فرایندهای اعضای تیم
مدیران تیم‌های مجازی وظیفه دارند که در سه ماهه اول کار، بر اساس اهداف و نقش‌ها و مسئولیت‌ها اعضای تیم را با یکدیگر هماهنگ کنند. ایجاد هماهنگی بین اعضای تیم یکی از چالش‌های بزرگ مدیریت است؛ زیرا افراد در یک مکان حضور ندارند و هر یک در ساعتی از روز مشغول به کار می‌شوند. لذا مدیریت باید جزئیات وظایف و فرایندها را برای هر یک از اعضای تیم مشخص کرده و ساعت مشخصی برای کار کردن تعیین نماید. به طور مثال مدیریت باید تعیین کند چه شخصی چه کاری را در چه بازه زمانی باید انجام دهد.
3. برقراری ارتباط مداوم
ایجاد تیم‌های مجازی موفق، نیازمند برقراری ارتباط مداوم و منظم هستند. تعاملات و ارتباطات حضوری بازخورد بهتری دارند و با ارتباط در فضاهای مجازی، معمولاً اطلاعات کمتری رد و بدل می‌شوند. برقراری ارتباط مجازی با چالش‌ها و مشکلاتی همراه هستند که از جمله مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:
- ضعیف بودن سرعت اینترنت
- عدم تسلط کافی بر مکالمه
- مکالمات جانبی و وجود صدای پس زمینه
4. استفاده از فناوری‌های ارتباطی مناسب
برای برقراری ارتباط به طور مداوم بین اعضای تیم، باید از مناسب‌ترین فناوری‌های ارتباطی نیز استفاده شود. در واقع باید از فناوری‌های استفاده گردد که زمان کمتری تلف شده و افراد بتوانند ارتباط اثربخش و پایداری داشته باشند. این به معنی استفاده از تکنولوژی‌های جدید نیست و می‌توان از تکنولوژی‌های نسبتاً قدیمی اما پایدار استفاده کرد.
5. ایجاد نظم و هماهنگی بین اعضای تیم
برای موفقیت تیم‌های مجازی، باید همواره بین آن‌ها هماهنگی و همکاری وجود داشته باشد. زمانی که هر یک از اعضای گروه به طور جداگانه کار کنند و نظم و هماهنگی در بین آن‌ها وجود نداشته باشد؛ ممکن است تیم پس از مدتی منحل شود.
6. انتخاب زبان مشترک
اعضای تیم‌های مجازی معمولا در موقعیت‌های جغرافیایی مختلفی قرار دارند که این موضوع باعث شده هر یک از آن‌ها فرهنگ و زبان متفاوتی داشته باشند. تفاوت در فرهنگ و زبان، چالش ارتباطی بزرگی است که مدیریت باید آن را رفع کند. مدیریت در این حیطه می‌تواند زبان مشترکی را با توافق تمامی اعضای گروه، انتخاب کرده و با این کار سوء برداشت‌ها و ابهام‌ها را از بین ببرد.
7. پیگیری تعهدات و وظایف اعضا
تیم‌های مجازی معمولا به صورت دورکاری، مشغول به کار می‌شوند و این موضوع مشکلاتی را به وجود می‌آورد. برای رفع مشکلات مختلف این حیطه می‌توان وظایف و تعهدات هر یک از اعضا را به طور دقیق طراحی و تنظیم نموده و با پیگیری‌های لازم، از پیشرفت کارها مطلع شد. البته پیگیری مداوم و مدیریت ذره بینی نیز مشکلاتی را به بار می‌آورد. لذا، این پیگیری باید به موقع و به اندازه باشد.
جمع بندی
به افرادی که در موقعیت‌های جغرافیایی مختلف زندگی می‌کنند و با استفاده از فناوری‌های ارتباطی آنلاین با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و به طور مشترک کار می‌کنند، تیم‌های مجازی گفته می‌شود. تیم‌های مجازی انواع مختلفی دارند که متداول‌ترین آن‌ها شامل: تیم مجازی توسعه نرم‌افزار، آموزشی، بازاریابی، مشاوره و… هستند. برای ایجاد تیم‌های مجازی موفق ۷ اصل اساسی وجود دارد که شامل تشکیل جلسات حضوری، تعیین وظایف و فرایندهای اعضای تیم، برقراری ارتباطات مداوم، استفاده از فناوری‌های ارتباطی مناسب و… می‌باشند. آیا شما عزیزان تجربه کار در تیم‌های مجازی را دارید؟ در این تیم‌ها با چه مشکلات و چالش‌هایی مواجه شده‌اید؟ تجربیات خود را با ما در میان بگذارید و اگر در این حیطه به کمک نیاز دارید، با همکاران ما در ارتباط باشید.
سوالات متداول
- منظور از گروه‌ها و تیم‌های مجازی چیست؟
به افرادی که در موقعیت‌های جغرافیایی مختلف زندگی کرده و با استفاده از فناوری‌های ارتباطی آنلاین به طور هماهنگ و مشترک با هم کار می‌کنند، تیم‌های مجازی گفته می‌شود. - انواع تیم‌های مجازی کدامند؟
انواع متداول‌ترین تیم‌های مجازی شامل گروه‌های تخصصی، توسعه نرم‌افزار؛ مشاوره؛ بازاریابی و.. هستند. - چگونه می‌توان یک تیم مجازی موفق را ایجاد کرد؟
برای تشکیل تیم مجازی موفق، مدیران باید اقدامات اعم از: تشکیل جلسه حضوری پیش از آغاز کار، تعیین وظایف هر یک از اعضای تیم، انتخاب زبان مشترک، پیگیری تعهدات و وظایف اعضا و.. را انجام دهند.
