پیاده سازی فرهنگ بازخورد موثر در سازمان‌ها و کسب و کارها، امری اساسی و ضروری به شمار می‌آید. زیرا، فرهنگ بازخورد به بهبود عملکرد فردی کارکنان و سازمان کمک می‌کند. به فرهنگی که در آن کارکنان صرف نظر از جایگاهی که دارند، می‌توانند به راحتی نظرات خود را بیان کنند، فرهنگ بازخورد می‌گویند. برای ایجاد فرهنگ بازخورد در یک سازمان باید اقداماتی از جمله آموزش و آگاه سازی کارکنان، ایجاد فضای بازخورد، ارتقای فرهنگ سازمانی و… انجام شوند. بازخورد موثر در محیط کاری دارای ویژگی‌های مختلفی است که برای آشنایی کامل با این موضوع در ادامه مطلب با ما همراه باشید.
منظور از فرهنگ بازخورد چیست؟
به فرهنگی که در آن هر یک از کارکنان صرف نظر از جایگاهی که در سازمان دارند، می‌توانند نظرات خود را درباره دیگران بیان کنند و یا از نظرات دیگران آگاه شوند، فرهنگ بازخورد می‌گویند. فرهنگ بازخورد بخشی از فرهنگ اصلی سازمان به شمار می‌آید که در آن تمامی کارکنان در اشتراک گذاشتن نظرات خود، صادق هستند. وجود فرهنگ بازخورد در یک سازمان اهمیت زیادی دارد؛ زیرا، می‌تواند مشارکت بین کارکنان را افزایش دهد.
علاوه بر این فرهنگ بازخورد موثر و سالم می‌تواند محیط کاری مثبت‌تری ایجاد کند که در این صورت کارمندان به سازمان وفادار خواهند بود. بر اساس تحقیقات انجام شده کارمندانی که با کارفرمایان خود درگیری داشته باشند و نتوانند مشکلاتشان را بیان کنند، معمولا محیط کاری خود را ترک می‌کنند. اما، کارمندانی که با کارفرمایان خود احساس راحتی می‌کنند و می‌توانند مشکلات و چالش‌هایی به وجود آمده را با آن ها در میان بگذارند، به شرکت وفادار هستند و احتمال استعفا دادن آن‌ها به کمترین میزان ممکن می‌رسد.
ویژگی‌های کلیدی فرهنگ بازخورد موثر
بیان نظرات موثر به نوعی اساس خود فرهنگ بازخورد به شمار می‌آیند و می‌توانند بر موفقیت به یک سازمان اثرگذار باشند. اما تمامی فرهنگ‌های بازخورد، موثر و سالم نیستند و می توانند مخرب نیز باشند. لذا، یک بازخورد موثر باید دارای ویژگی‌های کلیدی باشد که از جمله مهمترین آن‌ها عبارتند از:
- بازخورد باید خاص و سازنده باشد: یک فرهنگ بازخورد موثر، مشخص می‌کند که کدام رفتار یا نتایج اشتباه هستند و از چه طریق می‌توان این رفتارها را بهبود بخشید.
- بازخورد باید به موقع و سازنده ارائه گردد: بازخورد باید به موقع به مخاطب بیان شود و به نحوی باشد که به آن اجازه دهد تا بتواند برای رفع آن مشکل یا چالش اقدام کند. در واقع اگر بازخورد با تاخیر بیان شود، فرد گیرنده زمان خود را از دست می‌دهد و نمی‌تواند برای رفع آن اقدام کند. به طور مثال در یک سازمان زمانی که یک جلسه برگزار می‌شود، مدیر باید در عرض یک روز بازخورد خود را در مورد مشارکت‌های موثر کارمندان و زمینه‌های بهبود آن‌ها ارائه کند.
- بازخورد باید مثبت باشد: بازخورد موثر و سازنده همواره زمینه بهبود اثرگذاری مثبت را ایجاد می‌کند. در واقع بازخورد مثبت و سازنده می‌تواند به عنوان راهنما عمل کرده و دستاوردها و نقاط قوت را مشخص کند.
- بازخورد باید هدف گرا و حمایت کننده باشد: زمانی فرهنگ بازخورد موثر واقع می‌شود که با اهداف گیرنده و اهداف سازمان همسو باشد. علاوه بر این بازخورد باید به شیوه‌ای محترمانه و حمایت کننده ارائه گردد. مدیران باید از طریق بازخورد، ویژگی‌ها و عملکرد کنونی کارمندان خود را تحسین کرده و آن‌ها را تشویق به رشد نمایند.
- بازخورد باید واضح و منصفانه باشد: در زمان ارائه بازخورد باید هر دو جنبه مثبت و منفی عملکرد در نظر گرفته شود و افراد باید قضاوت منصفانه داشته باشند. همچنین بازخوردی موثر است که واضح و قابل اجرا باشد و به گیرنده کمک کند تا اقدامات و تغییرات لازم را ایجاد نماید.
چگونه بازخورد موثر را در سازمان ایجاد کنیم؟
مدیران و متخصصان منابع انسانی برای ایجاد فرهنگ بازخورد در یک سازمان، نقش اساسی را در این زمینه ایفا می‌کنند. به همین خاطر، آن‌ها باید برای ایجاد فرهنگ بازخورد موثر و سالم اقداماتی انجام دهند. از جمله اقدامات مهم برای ایجاد فرهنگ بازخورد موثر و سالم در یک سازمان عبارتند از:
آموزش و آگاهی بخشی کارکنان
هر یک از کارکنانی که در یک سازمان مشغول به کار هستند، باید دارای نگرشی رو به رشد باشند. کارمندانی که دارای نگرشی رو به رشد هستند، نسبت به یادگیری مداوم و بهبود مهارت‌های خود تمایل نشان می‌دهند. در واقع این افراد همواره به فکر پیشرفت و رشد خود بوده و مهارت‌ها و توانایی‌های خود را تقویت می‌کنند. لذا این کارکنان از فرهنگ بازخورد به عنوان راهی برای درک بهتر خود و پیشرفت‌شان استفاده می‌کنند. این افراد از طریق این فرهنگ بازخورد، به نقاط قوت و ضعف خود پی برده و در راستای رفع نقاط ضعف خود تلاش می‌کنند. علاوه بر این زمانی که به این افراد فرهنگ بازخورد آموزش داده شود، آن ها در مقابل انتقاد دیگران پرخاش نکرده و انتقادات آن ها را می‌پذیرند.
ایجاد فضای بازخورد
هر یک از مدیران سازمان‌ها باید فضایی را ایجاد کنند که ارائه و دریافت بازخورد در آن به راحتی انجام شود. مدیران و متخصصین منابع انسانی باید فضایی را ایجاد کنند که هیچگونه ترس یا نگرانی از انتقاد کارمندان به یکدیگر و یا کارمندان به مدیریت وجود نداشته باشد. برای ایجاد این فضاها مدیریت می‌تواند از جلسات منظم، سیستم‌های ارتباطی یا حتی برخی از پلتفرم‌های آنلاین نیز استفاده کنند.
تشویق به ایجاد فرهنگ بازخورد
هر یک از مدیران در محیط‌های کاری باید برای افرادی که بازخورد موثری را ارائه می‌دهند، پاداش و تشویق را در نظر بگیرند. تشویق به ایجاد فرهنگ بازخورد در بین کارکنان از طریق ارائه پاداش، می‌تواند این فرهنگ را در بین تمامی اعضا ترویج کند. اما، زمانی که افراد پس از انتقاد با جرایم و یا پرخاشگری مواجه شوند، طبیعتا دیگر نظرات خود را بیان نخواهند کرد. به همین خاطر تشویق کارکنان به بیان نظرات یکی از مهمترین اقدامات مدیریت برای ایجاد فرهنگ بازخورد محسوب می‌شود.
ارتقای فرهنگ سازمانی
فرهنگ بازخورد بخشی از فرهنگ سازمانی است؛ لذا فرهنگ سازمانی باید به نحوی طراحی شود که ارائه و دریافت انتقادات و بازخوردهای موثر در بین کارکنان، به عنوان یک ارزش اصلی شناخته شده باشد. این موضوع باید در تمامی سطوح سازمانی ترویج شود و هر یک از افراد فارغ از جایگاهی که دارند، از بازخورد موثر و سالم استقبال کنند. ارتقای فرهنگ سازمانی و فرهنگ بازخورد در بین کارکنان، موجب تقویت روابط بین اعضای سازمان و همچنین بهبود کارایی و عملکرد می‌شود.
نظارت و ارزیابی روند کار
مدیران سازمان‌ها و مدیران منابع انسانی می‌توانند پس از بیان نظرات خود، بر روند کاری افراد نظارت داشته باشند. مدیران از طریق نظارت بر روند کار می‌توانند رفتار کارمندان را پس از بازخورد، بررسی کنند و در صورت نیاز آن‌ها را راهنمایی نمایند. البته گاهی اوقات کارمندان ممکن است که از بازخورد ناراحت شوند که در این صورت باید بازخورد را ارزیابی کرده و در فرصت مناسب با کارکنان صحبت کنند.
مزایای ترویج فرهنگ بازخورد در سازمان
ترویج فرهنگ بازخورد در سازمان هم برای کارکنان و هم برای مدیران و سازمان‌ها دارای مزایای بی‌شماری هستند. از جمله مهمترین مزایای ترویج فرهنگ بازخورد در سازمان عبارتند از:
- بهبود عملکرد تیم: بازخورد موثر، یادگیری هر یک از افراد تیم را سرعت می‌بخشد. در واقع بازخورد موثر به کارکنان تیم و سازمان نشان می‌دهد که کدام اقدامات را به درستی انجام داده‌اند و کدام اقدامات نیاز به بهبود بیشتری دارند.
- شناسایی نقاط قوت و ضعف: از طریق فرهنگ بازخورد، افراد از نقاط قوت و ضعف خود و عملکردشان آگاه می‌شوند. شناسایی و رفع نقاط ضعف، نه تنها به بهبود عملکرد هر یک از کارکنان کمک می‌کند؛ بلکه عملکرد تیم را نیز بهبود می‌بخشد.
- رسیدن به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت: بازخورد اگر در زمان مناسب و به درستی ارائه شود، می‌تواند زمان رسیدن به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت را نیز سرعت بخشد. علاوه بر این، ترویج فرهنگ بازخورد در سازمان باعث افزایش چابکی کسب و کار می‌شود.
- بهبود مشارکت کارکنان: زمانی که کارکنان با یکدیگر تعامل داشته باشند و بتوانند به شیوه درستی از یکدیگر انتقاد کنند، این موضوع منجر به بهبود مشارکت آن‌ها می‌شود.
جمع‌بندی
ترویج فرهنگ بازخورد در یک سازمان باعث بهبود عملکرد تیم و پیشرفت و رشد سازمان می‌شود. مدیران برای ایجاد بازخورد موثر در سازمان باید اقداماتی اعم از آموزش و آگاهی، ایجاد فضای بازخورد، تشویق به ایجاد فرهنگ بازخورد و.. را انجام دهند. با انجام این اقدامات و پیاده‌سازی آن ها، سازمان‌ها می‌توانند فرهنگ بازخورد موثر را درون خود پرورش داده و کارمندان نیز در یک محیط کارساز و پویا مشغول به کار شوند. آیا شما تجربه کار در محیطی با فرهنگ بازخورد را داشته اید؟ تجربیات خود را در رابطه با این فرهنگ با ما در میان گذاشته و با همکاران ما تعامل داشته باشید.
سوالات متداول
- فرهنگ بازخورد چیست؟
به فرهنگی که در آن هر یک از کارکنان می‌توانند نظرات خود را درباره دیگران بیان کنند، فرهنگ بازخورد می‌گویند. - از طریق چه اقداماتی می‌توان فرهنگ بازخورد را در سازمان ایجاد کرد؟
از طریق اقداماتی نظیر: آموزش و آگاهی بخشی کارکنان، ایجاد فضای بازخورد، تشویق به بیان نظرات، ارتقای فرهنگ سازمانی و… می‌توان بازخورد موثری را در سازمان ایجاد کرد. - ترویج فرهنگ بازخورد چگونه باعث بهبود عملکرد تیم می‌شود؟
فرهنگ بازخورد به کارکنان تیم و سازمان نشان می‌دهد که کدام اقدامات را به درستی انجام داده‌اند و کدام اقدامات نیاز به بهبود بیشتری دارند.
