امروزه اغلب کسب و کارها با شیوه‌های نوین مدیریتی درگیر شده‌اند تا بتوانند بهترین رویکرد ممکن را از خود ارائه دهند. مدیریت پروژه چابک یکی از اقدامات ویژه بوده که می‌تواند احتمال موفقیت شما را در حوزه فعالیتتان به میزان قابل توجهی ارتقا دهد. این سبک از مدیریت پروژه با سرعت زیادی رو به پیشرفت بوده و در بازه زمانی کوتاهی توانسته به عنوان یکی از محبوب‌ترین روش‌ها شناخته شود. به گونه‌ای که درصد زیادی از کسب و کارها قصد آشنایی با این روش را دارند تا بتوانند از این طریق رشد چشمگیری داشته باشند. برای اینکه بیشتر با رویکرد مدیریت پروژه چابک و نحوه اجرای آن آشنا شوید، توصیه می‌کنیم در ادامه با ما همراه شوید.
مدیریت پروژه چابک چیست؟
مدیریت پروژه چابک را در ساده‌ترین حالت می‌توانیم سبکی از مدیریت بدانیم که بر روی تقسیم و تجزیه پروژه‌ها و اقدامات بزرگ به پروژه‌های کوچک‌تر و قابل کنترل تمرکز دارد. همه مدیران کسب و کارها به دنبال روش‌هایی هستند که بتوانند قابلیت تطبیق پذیری فعالیت خود را ارتقا دهند. در این حالت می‌توانند متناسب با شرایط به وجود آمده جدید، تغییر کرده و تغییرات لازم را حتی در زیرساخت‌ها هم به وجود آورند. در واقع توانایی انطباق برای کسب و کارها از اهمیت بسیار بالایی برخوردار بوده که در گروی اجرای مدیریت چابک امکان پذیر است.
ویژگی های یک مدیر چابک
یک رهبر چابک انطباق‌پذیری بسیار بالایی داشته و می‌تواند در برابر تغییرات، بهترین رویکرد را از خود نمایش دهد. چنین فردی همواره به دنبال یادگیری و پیدا کردن راه‌های جدید بوده که بتواند موفقیت کسب و کار خود را ضمانت کند. بر اساس آمار موجود در این باره، می‌توانیم ادعا کنیم که کسب و کارهای چابک معمولا امتیاز به مراتب بالاتری در دنیای رقابت کسب می‌کنند. این سبک از مدیریت در ابتدا برای شرکت‌های نرم افزاری و آژانس‌های بازاریابی ارائه شد تا بتوانند در کوتاه‌ترین زمان ممکن با هرگونه تغییری هم‌مسیر شوند. امروزه اغلب کسب و کارها در حوزه‌های مختلف می‌توانند از رویکرد مدیریت پروژه چابک بیشترین استفاده ممکن را ببرند.
اصلی ترین بخش‌های مدیریت چابک
برای کسب اطلاعات بیشتر درباره مدیریت پروژه چابک، لازم است تا اطلاعات خود را درباره بخش‌های مختلف این سبک مدیریتی بالا ببرید. از این رو در این قسمت از محتوا قصد داریم تا به بررسی بخش‌های مدیریت پروژه چابک بپردازیم.
یوزر استوری یا داستان های کاربر
داستان‌های کاربر را می‌توانیم در ساده‌ترین حالت، توضیح کوتاه و ساده‌ای از زبان کاربر بدانیم. در این داستان همه نیازها و خواسته‌های کاربر شرح داده می‌شوند. کاربر باید توضیحات جامع و در عین حال ساده‌ای از نیازهای خود را ارائه دهد تا تیم بتواند در راستای برآورده کردن این نیازها اقدامات لازم را انجام دهد.
اسپرینت
در روند مدیریت چابک، اسپرینت را می‌توانیم یک تکرار کوتاه از روند کار بدانیم که در بازه‌های زمانی بین یک تا سه هفته انجام می‌شود. برای انجام این کار به جلسات برنامه ریزی نیاز داریم. شما به عنوان مدیر پروژه باید اسپرینت‌ها را به صورت مداوم تکرار کنید تا زمانی که محصول آماده ارائه شود. پس از اتمام هر دور، باید محصول را مرور کنید تا ببینید چه تغییراتی در آن ایجاد شده و چگونه کار می‌کند. در ادامه تنظیمات و تغییرات لازم را اعمال کرده و دوباره اسپرینت را برای ارتقای محصول بهبود ببخشید.
جلسه استندآپ
این جلسات به صورت روزانه و در کمتر از 10 دقیقه برگزار می‌شوند. این مدل جلسات با هدف مشخص کردن تمام موضوعات و بررسی درستی روند آن‌ها برگزار می‌شوند. جلسات به صورت ایستاده برگزار شده و همه اعضا نهایت تلاش خود را به کار می‌گیرند تا جلسه در بازه زمانی کوتاه‌تری انجام شود. جلسات استند آپ با عنوان جلسه روزانه اسکرام هم شناخته می‌شوند.
تخته چابک
برای اینکه شما بتوانید مدیریت پروژه را به صورت کاملا انطباقی انجام دهید، نیاز به بررسی کامل پیشرفت پروژه دارید. از این رو توصیه می‌کنیم از یک تخته چابک مناسب برای بررسی این موضوع استفاده کنید. در این حالت باید یک تخته سفید ساده تهیه کرده و یادداشت‌های مورد نیاز برای بررسی عملکرد پروژه و نرم افزار را بر روی آن تنظیم کنید. این کار می‌تواند تا حد زیادی در نتیجه روند چابک سازی کمک کننده باشد.
بک لاگ
شما همه درخواست‌های پروژه را از ورودی دریافت می‌کنید؛ اما در برخی از مواقع ممکن است موارد عقب مانده‌ای از سیستم جا بمانند. در این حالت باید در روند برنامه‌ریزی‌های اسپرینت، داستان‌های به جا مانده به آن منتقل شوند. با ادامه دادن این چرخه، این موارد هم تکمیل می‌شوند. مدیریت این بک لاگ‌ها اهمیت بسیار بالایی دارند؛ از این رو اصلا نباید نادیده گرفته شوند.
اصول اساسی مدیریت چابک
برای اینکه بتوانید نتیجه بهتری از روند مدیریت پروژه چابک به دست آورید، باید به 12 نکته اساسی در این روند توجه داشته باشید. در این بخش به معرفی این 12 نکته اصلی می‌پردازیم تا شما بتوانید بهترین نتیجه ممکن را از روند چابک سازی دریافت کنید.
- اصلی‌ترین اولویت شما باید رضایت مشتری باشد؛ پس از طریق روش‌های مختلف مانند تحویل به موقع و یا به روزرسانی‌های مداوم، رضایت مشتری را به دست آورید.
- از بروز هرگونه تحولات حتی در اواخر توسعه محصول هم استقبال کرده و جلوگیری نکنید.
- حتما محصولات و نرم‌افزارها را در دوره‌های کوتاه مدت از چند هفته تا چند ماه، به مشتری تحویل دهید.
- تمام تیم توسعه دهندگان باید به صورت روزانه در طول ارائه پروژه با یکدیگر همکاری داشته باشند.
- برای اجرا و پیش بردن پروژه حتما با افراد باانگیزه همکاری داشته باشید تا بتوانید از حمایت‌های آن‌ها با نهایت اعتماد استفاده کنید.
- خروجی که در نهایت به مشتری تحویل می‌دهید، در واقع معیار اصلی پیشرفت پروژه شما خواهد بود.
- توصیه می‌کنیم از بهترین و کارآمدترین روش‌های انتقال اطلاعات در این روند استفاده کنید. بهترین روش برای این کار گفت‌وگوی چهره به چهره بوده که بیشترین مزایا را به همراه خواهد داشت.
- تیم شما باید در بازه‌های زمانی مختلف درباره افزایش کارایی و راهکارهای موثر در این باره فکر و تحقیق کرده و سپس رویکرد خود را بر این اساس تنظیم کند.
- برای دریافت نتیجه بهتر و انطباق‌پذیری بالاتر، توصیه می‌کنیم همه موارد را در ساده‌ترین حالت ممکن نگه دارید.
- بهترین نیازمندی‌ها، معماری‌ها و همچنین طرح‌ها، از تیم‌های خودسازمان‌دهنده به دست می‌آیند.
- برای افزایش چابکی پروژه، باید نظارت و توجه دقیقی به اصول فنی و طراحی داشته باشید.
- در روند فرایندهای چابک سازی، باید سرعت ثابتی را برای توسعه پایدار حفظ کنید.
روش های مدیریت چابک
از آنجایی که مدیریت پروژه چابک، این روزها تبدیل به یک موضوع مهم و اساسی برای کسب و کارها شده، روش‌های مختلفی برای اجرای آن ارائه شده‌اند که شما می‌توانید مورد استفاده قرار دهید. از جمله بهترین و محبوب‌ترین فریم ورک هایی که در این راستا می‌توانید مورد استفاده قرار دهید، باید به گزینه‌های زیر اشاره کنیم.
کانبان، روشی برای انطباق پذیری بیشتر
کانبان از چند سال گذشته تا به امروز به عنوان یکی از بهترین روش‌ها برای انطباق پذیری بیشتر محسوب می‌شود. با کمک این فریم ورک مدیران می‌توانند در شرایط بهتر و به مراتب راحت‌تری به سازماندهی و مدیریت پروژه‌ها بپردازند. در این شیوه باید به محدود کردن کارهای در حال انجام بپردازید تا بتوانید تمرکز تیمتان را بالاتر ببرید. اولویت بندی کارها هم اهمیت بسیار بالایی داشته و می‌توانند تا حد زیادی در نتیجه به دست آمده، اثرگذار باشند.
اسکرام، یک چارچوب تجویزی در مدیریت پروژه چابک
اسکرام هم به عنوان یک چارچوب تجویزی می‌تواند تا حد زیادی برای چابک سازی مفید باشد. هدف اصلی این روش در واقع حمایت از انواع تیم‌ها و کسب و کارهای مختلف برای ایجاد و ارائه محصولات با ارزش و سطح بالاست. مدیر پروژه باید انباشته محصولات را به خوبی سازماندهی کرده و فهرست کاملی از همه موارد کاری مورد نیاز را تنظیم کند.
اسکرامبان، روشی مناسب برای تمامی کسب و کارها
اسکرامبان را می‌توانیم به عنوان ترکیبی از روش کانبان و اسکرام در نظر بگیریم که به انواع کسب و کارها برای فعالیت به سمت جلو کمک می‌کند. این روش در واقع فلسفه و شیوه کار کانبان را انتخاب کرده و آن‌ها را در بالای اسکرام قرار می‌دهد. برخی از این قوانین را حذف کرده و نهایت تلاش خود را به کار می‌گیرد تا بتواند در روند مدیریت پروژه چابک، کمک‌کننده باشد.
سخن پایانی
برای اینکه بتوانید از همه منابع در دسترس استفاده بهینه‌ای داشته باشید و همزمان انعطاف پذیری کسب و کار خود را بالاتر ببرید، نیاز به چابک سازی پروژه دارید. با کمک چابک سازی می‌توانید با تغییرات به وجود آمده سازگار شده و رویکرد حرفه‌ای‌تری داشته باشید. در قسمت‌های قبلی به صورت کامل به تعریف مدیریت پروژه چابک و اصول اساسی آن پرداختیم. همچنین روش‌های استفاده از این تکنیک را نیز معرفی کردیم. با در اختیار داشتن این اطلاعات شما می‌توانید رویکرد به مراتب بهتر و کامل‌تری در این رابطه داشته باشید.
